Firmy rozwijają się podobnie do dzieci: raczkują, stawiają pierwsze kroki, eksperymentują i dojrzewają. Gdzieś po drodze sięgają po różne narzędzia, które mają pomóc im działać sprawniej. Poznaj 5 sygnałów, które świadczą o tym, że Twojej małej firmie przyda się oprogramowanie HR.
Plan artykułu:
- 5 sygnałów, które świadczą o tym, że Twoja firma potrzebuje oprogramowania HR
- Co mogą zrobić dla nas odpowiednio dobrane narzędzia?
- Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie?
- Słowem podsumowania
5 sygnałów, które świadczą o tym, że Twoja firma potrzebuje oprogramowania HR
A więc postanowiłeś założyć firmę? A może nawet już ją masz? Świetny plan rozwoju, fantastyczny zespół, motywacja i wiara, że wszystko „ogarniesz” samodzielnie – gotów na podbijanie rynku. W pewnym jednak momencie masz jednak wszystkiego za dużo na głowie. Dokumenty, wypłaty, wnioski, rekrutacje, plany rozwoju. Każda rzecz w innej tabelce, na innym świstku papieru. Włączyła Ci się lampka ostrzegawcza, że się przepracowujesz? To Twój pierwszy sygnał, że warto pomyśleć nad automatyzacją pewnych czynności.
Idźmy dalej. Twój rozwój trwa, a Ty podejmujesz decyzje na wyczucie? Niestety, Twój instynkt biznesowy często bywa zawodny. To drugi sygnał, który przemawia za wprowadzeniem oprogramowania, które pomoże Ci generować raporty oparte na twardych danych, a nie przeczuciach.
Myślisz sobie, moja firma jest mała. Wszystko o niej wiem. Ale czy na pewno? Czy znasz nastroje swoich pracowników? Czy wiesz, jak oceniają siebie, swoich kolegów, albo Ciebie? Bez Czy wiesz, jakie są ich mocne strony, a w jakich obszarach potrzebują pomocy? Oprogramowanie, które pozwoli Ci zbierać i analizować dane o zespole, np. w formie ocen okresowych i ankiet eNPS, byłoby pomocne, nieprawdaż? Dostałeś trzeci sygnał.
Im więcej pracowników ma firma, tym więcej dokumentacji jest generowane. Excel, owszem, jest pojemny. Możesz w nieskończoność wprowadzać do niego ewidencję godzin. Ba, pewnie nawet pomoże Ci naliczać odpowiednio wynagrodzenie. Tylko, czy na pewno tego chcesz? Nie łatwiej byłby nie przedzierać się przez kilometry komórek i kolumnn, a mieć wszystko widoczne na przyjaznym pulpicie. Jeden klik i policzone – ewidencja, godziny, wnioski urlopowe, premie itp. Przemnóż tę czynność razy ilość pracowników. Pomyśl, ile zaoszczędzisz czasu z dobrym oprogramowaniem i oto właśnie dotarł do Ciebie czwarty sygnał.
Pracujesz, pracujesz, a zysków nie widać? Czas ucieka Ci przez palce, zadania są wykonywane zbyt wolno. Na dobrą sprawę nie wiesz, ile czasu przepracowano nad projektem A, a ile nad B? Oto piąty sygnał – pora wprowadzić zarządzanie czasem i projektami. Powiązać to z planem rozwoju pracowników, z naliczeniami pensji, z systemem wynagrodzeń.
Jeśli już wiesz, że warto sięgnąć po oprogramowanie, przejdźmy dalej.
Co mogą zrobić dla nas odpowiednio dobrane narzędzia?
Co da oprogramowanie HR małej firmie? Albo inaczej, każdej firmie – nawet małej? Pomoże:
- usprawnić komunikację pomiędzy pracownikami a przełożonymi (dostęp online, samoobsługa wniosków, zgłaszanie pomysłów, kontrola czasu w projektach, kontrola czasu pracy, łatwe zarządzanie grafikami);
- uprościć administrowanie świadczeniami (transparentne zasady naliczeń, łatwe analizowanie budżetu);
- zwiększenie efektywności rekrutacji, budowanie employer brandingu (skuteczne zarządzanie procesem, automatyzacja zadań, lepsza komunikacja z kandydatami, skuteczna selekcja kandydatów, efektywny onboarding);
- minimalizować koszty i działać bardziej ergonomicznie (dokumentacja online = mniej papieru, cyfrowe archiwum = oszczędność miejsca, łatwy dostęp do danych);
- podejmować decyzje na podstawie analiz i raportów (np. decyzje kadrowe, związane z awansami i premiami).
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie?
Na rynku znajdziesz cały wachlarz różnego rodzaju oprogramowania HR dla firm. Żeby wybrać to najlepsze, musisz odpowiedzieć sobie na ważne pytania:
- Czego potrzebujesz? To, czego potrzebujesz, będzie albo kompleksowym systemem HRM, albo pojedynczym narzędziem. Jeśli dotyczy Cię wszystkie pięć sygnałów, wymienione na początku tekstu – szukasz systemu, a nie narzędzia. Wybierz oprogramowanie, które odpowie na wszystkie Twoje potrzeby.
- Do czego tego potrzebujesz? Do czego będzie Ci potrzebny system? Kadry, księgowość, rekrutacja, zarządzanie czasem i projektami, oceny pracownicze? Każdy element to jeden moduł systemu – wybierz te, których będziesz faktycznie używać.
- Dla kogo tego potrzebujesz? Kto będzie wdrożony w obsługę systemu, tylko Ty? Jeśli cały zespół, szukaj produktu od dostawcy, który zapewnia kompleksowe szkolenie i wsparcie we wdrożeniu oraz wersję demonstracyjną, by pracownicy mogli się wypowiedzieć, zanim zakupisz oprogramowanie. O takie demo systemu możesz poprosić np. firmę PeopleForce.
- Ile chcesz w to zainwestować? Zastanów się, ile chcesz przeznaczyć a) czasu, b) pieniędzy, by wdrożyć oprogramowanie. A co, jeśli wybrane przez Ciebie oprogramowanie będzie wymagało wymiany firmowych komputerów, bo są zbyt stare? A może będziesz musiał przerobić instalację elektryczną w budynku firmy, bo trzeba będzie podłączyć czytniki kart do odbijania wejść/wyjść pracowników, bo bez tego nie da się naliczyć pensji w systemie? Przemyśl sprawę również pod tym kątem.
Słowem podsumowania
Głowa Ci puchnie od przemyśleń? Spokojnie! Każda firma musi się rozwijać, jeśli chce przetrwać. Zmiany są nieuchronne, więc nie trzymaj się kurczowo tabeli z Excela, jak dobre by nie były. W pewnym momencie zabraknie Ci w nim pola manewru.
Zanim kupisz oprogramowanie – ustal priorytety, które pozwoli Ci wybrać to najlepsze dla Ciebie rozwiązanie. Przetestuj je, obejrzyj z każdej strony i kup, aby zautomatyzować pracę, zwiększyć wydajność działań i… się nie przepracowywać.