Zmiana biura dla każdej firmy może być stresującym czasem – jako właściciel firmy, dyrektor lub kierownik odpowiedzialny za przeprowadzkę masz codzienne obowiązki, ale teraz z dodatkowym stresem związanym z przeprowadzką.
Przeniesienie firmy do nowego biura lub nowego parku biznesowego może być czasochłonne, ryzykowne i pełne niewiadomych, dlatego planowanie jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Jakie są obszary ryzyka w czasie przeprowadzki?
Zarządzanie i planowanie – lub ich brak
Bez odpowiedniego planowania i zarządzania projekt przeniesienia biura jest skazany na niepowodzenie. Słaby plan lub jego brak będzie oznaczać, że przeprowadzka biura potrwa dłużej niż powinna, będzie kosztować firmę więcej pod względem przestojów, personel nie będzie tak produktywny, a nikt nie będzie odpowiedzialny.
Bezpieczeństwo – podczas przeprowadzki firm Warszawa wzrasta zagrożenie dla Twoich:
- danych,
- systemów,
- bezpieczeństwa fizycznego
Przenosząc biuro, Twoja firma jest narażona na zagrożenia, utratę i / lub zagrożenie dla danych, personelu i sprzętu fizycznego. Podczas przeprowadzki procesy nie są przestrzegane, często znajdują się skróty, a drzwi są otwarte bardziej niż kiedykolwiek (niezależnie od tego, czy są to drzwi fizyczne, czy dostęp do systemów IT).
Komunikacja (wewnętrzna i z partnerami)
Brak komunikacji może mieć negatywny wpływ na przeprowadzkę. Jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektu zmiany biura jest brak komunikacji wewnętrznej lub z partnerami zewnętrznymi. Komunikacja jest kluczowa w większości przypadków, ale w przypadku przeprowadzki biura – komunikacja to rzecz najważniejsza! Brak komunikacji zwiększa ryzyko problemu utrzymania klientów. Zadania zostaną zapomniane, ponieważ ludzie zakładają, że ktoś je załatwił, terminy zostaną przekroczone, a dezorganizacja zwiększy stres w już gorączkowym projekcie.
Technologia
Nieprawidłowe użycie technologii może spowodować odłączenie firmy podczas przeprowadzki. Podczas przenoszenia biura technologia może być twoim przyjacielem lub wrogiem. Zmiana biura może być koszmarem dla wielu firm, ale firmy, które mają starsze lokalne systemy IT i systemy, koszmar jest dziesięciokrotnie pomnożony. Nie tylko musisz organizować i łączyć logistykę przestrzeni biurowej, personelu, obiektów, ale teraz musisz ostrożnie zarządzać przeniesieniem IT i systemów do nowego biura, co spowoduje przestoje, spustoszenie i bezpośredni wpływ na produktywność firmy i przychody. Jeśli Twoi pracownicy nie mogą pracować, Twoja firma nie działa!
Jakość – Często pomijana podczas przenoszenia biura!
Podczas przeprowadzki biura zawsze dużo się dzieje, ale obszar, który jest często pomijany lub nie poświęcany wystarczająco dużo uwagi, to jakość. Wiele firm szczyci się „jakością” w miejscu pracy, często popartą akredytacją. Jednak podczas przenoszenia biura, ponieważ jest to zmiana normy, często spada jakość z powodu braku procesów i planowania. Bez wcześniejszego rozważenia jakości i procesów przeprowadzka biura może potrwać dłużej niż planowano i będzie wiązać się z dużo większymi kosztami.