Jak zorganizować recepcję eventową?

Pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Wystarczy kilka sekund, żeby w podświadomości uczestników organizowanego przez Twoją firmę eventu zakodowały się emocje, które mogą przesądzić o powodzeniu lub porażce całego przedsięwzięcia. Właśnie dlatego wynajem recepcji – miejsca pierwszego kontaktu z uczestnikami, prelegentami, wystawcami, partnerami biznesowymi i mediami – powinien być dobrze przemyślany. Sprawdź, jak urządzić recepcję eventową i zapewnić płynną obsługę przybywających gości.

Rejestracja oraz sprawna obsługa uczestników różnego rodzaju eventów (targów, konferencji, kongresów, szkoleń) należy do głównych zadań recepcji. Jeśli stoisz przed wyzwaniem zorganizowania profesjonalnego, prestiżowego wydarzenia, nie możesz pozwolić sobie na niedociągnięcia. Pierwsze wrażenie Twoich gości może zadecydować o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Zamiast tworzyć wyjątkową przestrzeń reprezentacyjną od podstaw, postaw na sprawdzone meble eventowe. Wypożyczenie mebli idealnie dopasowanych do potrzeb organizatorów eventów, zachwycające modułowymi, kreatywnymi rozwiązaniami, ergonomią, funkcjonalnością, a do tego podążające za wciąż zmieniającymi się trendami to strzał w dziesiątkę. Podpowiadamy, jak przebiega wynajem recepcji, czym się kierować, budując punkty rejestracyjno-informacyjne oraz na jakie meble eventowe warto zwrócić uwagę.

Niezbędne meble eventowe – wynajem recepcji

Zastanawiasz się, jak stworzyć wyjątkową przestrzeń reprezentacyjną eventu? Odpowiednio zaprojektowana recepcja, dostosowana wielkością do rozmachu wydarzenia, wyposażona w komfortowe meble eventowe, elektroniczny system rejestracji i kontrolowania uczestników w trakcie wydarzenia oraz przeszkolony personel, stanowią klucz do sukcesu. Dzięki recepcji elegancko przywitasz przybywających na event uczestników, zarejestrujesz ich w systemie, sprawdzisz bilety, przydzielisz identyfikatory, przekażesz materiały informacyjne oraz gadżety od partnerów wydarzenia. Pracę obsługi recepcji znacznie usprawnią cieszące się niesłabnącą popularnością modułowe meble eventowe. Wynajem recepcji skrojonej na miarę Twoich potrzeb, zabezpieczy procesy:

  • obsługi przybywających na event uczestników,
  • kontroli dostępu i przepływu gości w trakcie wydarzenia,
  • bieżącego informowania uczestników o przebiegu eventu,
  • monitorowania, klasyfikowania i wspierania gości.

Podsumowaniem pracy recepcji oraz zsynchronizowanych z nią sieci punktów kontrolnych są zazwyczaj wyczerpujące statystyki, dotyczące m.in. liczby zarejestrowanych uczestników z podziałem na kategorie, liczby wydanych pakietów materiałów konferencyjnych, liczby biernych i aktywnych uczestników wydarzenia. Sprawdź, dlaczego jeszcze wynajem recepcji się opłaca.

Dlaczego warto zdecydować się na wynajem recepcji?

Wynajem recepcji wiąże się oczywiście z nawiązaniem współpracy z profesjonalną wypożyczalnią mebli, co może przynieść wiele korzyści, z oszczędnością czasu oraz nakładów finansowych na czele. Obsługa recepcji konferencyjnej lub targowej wymaga odpowiedniego wyposażenia, a firma wystawiennicza może zaproponować Ci gotowe rozwiązania w relatywnie niskiej cenie. Dzięki temu nic nie musisz kupować i magazynować, transport i montaż możesz otrzymać w cenie wynajmu, a do tego możesz liczyć na przygotowanie unikatowego projektu scenografii. Do standardowych elementów wyposażenia recepcji należy zaliczyć:

  • lady recepcyjne,
  • stanowiska komputerowe z ergonomicznymi krzesłami,
  • lady ekspozycyjne,
  • ścianki ekspozycyjne,
  • stojaki multimedialne,
  • stojaki na ulotki,
  • roll-upy i banery,
  • pylony reklamowe,
  • słupy świetlne,
  • panele LED.

Na pierwszy ogień wysunięta jest zwykle lada recepcyjna, która powinna być nie tylko funkcjonalna, ale również stylistycznie dopasowana do motywu przewodniego eventu. Wynajem recepcji wiąże się z podjęciem decyzji o rodzaju zastosowanych materiałów, wyboru optymalnego kształtu lady oraz usytuowania technicznych udogodnień (np. przelotek ergonomicznych, kanałów kablowych), ułatwiających podłączenie urządzeń elektronicznych. Na co jeszcze warto zwrócić uwagę, decydując się na wypożyczenie mebli do recepcji?

Na co zwrócić uwagę, urządzając recepcję eventową?

Wspomnieliśmy już o tym, że wynajem recepcji może wiązać się z propozycją otrzymania projektu zagospodarowania przestrzeni reprezentacyjnej eventu. Wyposażenie stanowiska w meble eventowe, typowo recepcyjne, to przecież nie wszystko. Pamiętaj, że recepcja może być świetnym nośnikiem reklamowym, a także swoistym centrum informacyjnym, stanowiącym źródło bieżących informacji na temat wszystkich aspektów trwającego wydarzenia, w tym sponsorów, partnerów, wystawców i prelegentów. Właśnie dlatego przydadzą Ci się profesjonalne ekspozytory, systemy wystawiennicze, stojaki na ulotki, a nawet podświetlane pylony. Sprawna obsługa uczestników w trakcie wydarzenia pozwoli zaś uniknąć zamieszania z identyfikatorami, znikającymi lub nieproszonymi uczestnikami oraz zagubionymi materiałami. Wypożyczenie mebli od doświadczonej firmy wystawienniczej może stać się inspiracją do stworzenia wyjątkowej, skutecznej i efektownej recepcji.

[Artykuł sponsorowany]

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *