E-mail może być szybkim i wygodnym sposobem przekazywania codziennych wiadomości biznesowych, ale drukowany list biznesowy jest nadal preferowanym sposobem przekazywania ważnych informacji. Starannie wykonany list prezentowany na atrakcyjnym papierze firmowym może być potężnym narzędziem komunikacji.
Aby upewnić się, że piszesz w najbardziej profesjonalny i skuteczny sposób, postępuj zgodnie z tymi podstawowymi wytycznymi dotyczącymi pisania listów biznesowych.
Wybierz profesjonalny projekt papieru firmowego dla swojej małej firmy
Twój list firmowy reprezentuje Twoją firmę, więc chcesz, aby wyglądał wyróżniająco i natychmiast komunikował „wysoką jakość”. Jako wygodną i ekonomiczną alternatywę dla korzystania z tradycyjnego papieru firmowego z nadrukiem, spróbuj użyć naszych szablonów papieru firmowego i kopert. Po prostu utwórz list w ramach wstępnie zaprojektowanego kolorowego szablonu papieru firmowego, a następnie wydrukuj cały kawałek szybko i pięknie na kolorowej drukarce.
Użyj standardowego formatu i szablonu listu biznesowego
Najczęściej stosowanym formatem listów biznesowych jest „styl blokowy”, w którym tekst całej litery jest wyrównany do lewej. Tekst ma pojedyncze odstępy, z wyjątkiem podwójnych spacji między akapitami. Zazwyczaj marginesy wynoszą około 1 cala (25,4 mm) ze wszystkich stron dokumentu, co jest ustawieniem domyślnym dla większości programów do edycji tekstu. Jeśli korzystasz z programu Microsoft Word, możesz skorzystać z jego wbudowanego Kreatora listów, aby uzyskać dodatkową pomoc dotyczącą formatowania (zobacz menu Narzędzia).
Użyj profesjonalnego tonu
Zachowaj swobodny, rozmowny język na e-mail – wydrukowany list biznesowy powinien być przyjazny, ale bardziej profesjonalny. Pisarz biznesu powinien dążyć do ogólnego tonu, który jest:
-
pewny siebie,
-
uprzejmy,
-
szczery.
Musi to być również list, który zawiera niedyskryminujący język; który podkreśla postawę„ ty ”; i jest napisane na odpowiednim poziomie trudności. ” To powiedziawszy, pamiętaj, aby brzmieć jak ty – nie chcesz, aby list był odczytany tak, jakby napisał go komputer.
Pisz jasno. Aby uniknąć nieporozumień, używaj prostego, zwięzłego języka. Pomiń żargon branżowy i wybierz żywe, aktywne słowa, aby przyciągnąć uwagę czytelnika.
Uporządkuj swoje informacje logicznie: zgrupuj informacje powiązane w osobnych akapitach. W długim, pełnym informacji liście rozważ zorganizowanie informacji w sekcje z podtytułami. Możesz podświetlić słowa kluczowe, aby stały się „widoczne” – ta technika jest możliwa w przypadku większości programów do edycji tekstu i kolorowej drukarki wielofunkcyjnej.
Użyj koloru, aby podkreślić słowa w tekście: i zwrócić na nie uwagę. Po prostu wybierz typ i kliknij strzałkę po prawej stronie przycisku Kolor czcionki, wybierz żądany kolor, a następnie kliknij przycisk. Lub spróbuj wyróżnić kilka słów w tekście. Wybierz typ, który chcesz podkreślić, i użyj koloru, takiego jak żółty, jasnozielony lub jasnoniebieski.